Τα σωματεία μπορούν μέχρι και τις 31/8 να αποστείλουν στην ΕΑΠ τις προτάσεις τους και τα θέματα που επιθυμούν να θέσουν. Επίσης τα σωματεία θα πρέπει να μας ενημερώσουν μέχρι τις 31/8 σχετικά με τον εκπρόσωπο που θα παραστεί στην συνάντηση. Κάθε σωματείο μπορεί να εκπροσωπείται από έναν εκπρόσωπο.