Η ουσιαστική συμμετοχή των σωματείων στις θεσμικές λειτουργίες του αεραθλήματος μας είναι αναγκαία για την εύρυθμη λειτουργία όλων των οργάνων, των θεσμών και των διαδικασιών. Η πρόθεση των σωματείων για βελτίωση και αναβάθμιση των διαδικασιών και των κανονισμών εκφράζεται εμπράγματα μόνο από την συμμετοχή στις κοινές λειτουργίες.
Οι όποιες προτάσεις και παρατηρήσεις έχουν οι αθλητές (μέσω σωματείων) και τα σωματεία πρέπει να συζητιούνται με την ΕΑΠ στην θεσμοθετημένη ετήσια συνάντηση και όχι μόνο. Η ΕΑΠ είναι διαθέσιμη για ανταλλαγή απόψεων ανά πάσα στιγμή.
Θα πρέπει όμως να γίνει κατανοητό ότι η ΕΑΠ έχει ως βασική της λειτουργία την προστασία των θεσμών και την βελτίωση τους μέσω θεσμικών διαδικασιών.
Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η παρεκτροπή από την αθλητική συμπεριφορά και τον σεβασμό σε θεσμούς και πρόσωπα που εκπροσωπούν θεσμικές λειτουργίες.
Οι αθλητές με την εγγραφή τους σε σωματείο και με την απόκτηση της αθλητικής ιδιότητας αλλά και όλοι οι συμμετέχοντες σε σωματειακές και εκπαιδευτικές διαδικασίες αυτονόητα αποδέχονται ότι θα λειτουργούν με σωστή αθλητική συμπεριφορά. Αυτό σημαίνει ότι εκτός από δικαιώματα έχουν και υποχρεώσεις. Βασική υποχρέωση είναι η αυτόβουλη ενημέρωσή τους για το θεσμικό πλαίσιο και τους κανονισμούς που διέπουν το αεράθλημα, η τήρησή τους και ο σεβασμός στις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχουν.
Οι όποιες ενστάσεις ή αντιρρήσεις πρέπει να εκφράζονται σύμφωνα με την αθλητική συμπεριφορά, την οποία έχουν αποδεχθεί πριν την συμμετοχή τους σε οποιαδήποτε θεσμοθετημένη διαδικασία.
Υπάρχουν συγκεκριμένοι τρόποι έκφρασης και διατύπωσης ενστάσεων, παραπόνων και προτάσεων οι οποίοι πρέπει να ακολουθούνται στο πλαίσιο μια πολιτισμένης λειτουργίας. Οι δημόσιες διαπομπεύσεις, τα υβρεολόγια, οι συκοφαντίες, οι απειλές δεν συνάδουν με την σωστή αθλητική συμπεριφορά και αυτό ισχύει για όλους τους συμμετέχοντες από όποια θέση και αν βρίσκονται.
Στο πλαίσιο αυτό, μελλοντικές παρεκτροπές θα αντιμετωπίζονται με βάση τα όσα προβλέπονται και μπορεί να οδηγήσουν ακόμα και σε αναστολή της αθλητικής ιδιότητας.
Είναι σαφές ότι ο ερασιτεχνικός αθλητισμός που λειτουργεί με βάση την εθελοντική προσφορά υπηρεσιών, θα έχει πάντα περιθώρια για βελτίωση και πάντα θα υπάρχουν πεδία που θα μπορούν να δεχθούν κριτική και προτάσεις. Το ζητούμενο είναι να υπάρχουν εποικοδομητικές προτάσεις και δημιουργική κριτική.
Η δημιουργία κλίματος αμφισβήτησης, ειδικά όταν δεν υπάρχει αντίλογος, και δεν παρουσιάζονται εναλλακτικές για τα όσα καταλογίζονται είναι μια αντιαθλητική αναποτελεσματική πρακτική που απορρίπτεται. Η ΕΑΠ δεν προτίθεται να συμμετέχει και να θέτει αντίλογο ή απαντήσεις σε τέτοιου είδους αντιθεσμικές πρακτικές, καθώς αυτό θα ήταν μια στάση ισοπέδωσης των διαδικασιών που υπηρετεί . Δεν είναι επιτρεπτό να γίνεται κάτι τέτοιο εις βάρος ανθρώπων και θεσμών που λειτουργούν με ανιδιοτέλεια για την ύπαρξη ενός πολιτισμένου αθλητικού πλαισίου.
Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι μόνο με την συνεργασία όλων, και χωρίς προκαταλήψεις και κακοπιστία, θα μπορέσουμε να οδηγηθούμε σε βελτίωση των παραμέτρων λειτουργίας τους αθλήματος. Οι έχοντες θέση ευθύνης, μέλη ΔΣ, εκπαιδευτές κτλ, θα πρέπει να λαμβάνουν πολύ σοβαρά υπόψιν τους το έργο που έχουν αναλάβει και όταν καλούνται να βεβαιώσουν συγκεκριμένες ικανότητες ή λειτουργίες να το κάνουν έχοντας απόλυτη βεβαιότητα και συναίσθηση της ευθύνης που αναλαμβάνουν.
Οι προσωπικές σχέσεις δεν αποτελούν κριτήριο για την επίσημη λειτουργία θεσμών και διαδικασιών. Φαινόμενα που έχουν παρατηρηθεί στο παρελθόν, όπου εμφανίζονταν βεβαιώσεις χωρίς καμία ουσιαστική αξία, και υπογραφές χωρίς αντίκρισμα, θα αντιμετωπίζονται στο μέλλον αποφασιστικά με συνέπειες και για τις δυο πλευρές που αφορούν.
Με βάση αυτό, ακόμα και τα όσα μέχρι τώρα εθεωρούντο δεδομένα, θα περάσουν από διαδικασία ελέγχου επάρκειας όπως προβλέπεται από τους κανονισμούς, με σκοπό τον ποιοτικό έλεγχο των ενασχολούμενων με εκπαίδευση και θεσμικές διαδικασίες .
Η ΕΑΠ επιζητά και θέλει την συνεργασία των σωματείων και κατ’ επέκταση των αθλητών. Αυτό όμως πρέπει να γίνεται σε πολιτισμένο πλαίσιο, με την θεσμοθετημένη διαδικασία. Οι δημόσιες κατηγορίες και συκοφαντίες όχι μόνο δεν βοηθούν αλλά αντιθέτως δημιουργούν πρόβλημα στη λειτουργία των θεσμών. Αυτές οι περιπτώσεις κρίνονται ως αντίθετες στη αθλητική συμπεριφορά. Είναι αποδεκτό ότι δεν μπορεί να είναι πάντα όλοι ευχαριστημένοι με αποφάσεις που παίρνονται και πρέπει να γίνεται και αυτοκριτική
Προκειμένου λοιπόν να είμαστε όλοι πιο αποτελεσματικοί σε όσα καλούμαστε να υπηρετούμε μέσω των σωματείων μας ή των θεσμικών οργάνων, η προσπάθεια να τηρούμε πολιτισμένες διαδικασίες και να συνεργαζόμαστε ομαλά ανταλλάσοντας απόψεις και προτάσεις, επιβάλλεται . Αυτό γίνεται είτε μέσω επίσημης αλληλογραφίας σωματείων με την ΕΑΠ ανά πάσα ώρα και στιγμή, είτε στην Ετήσια Συνάντηση Σωματείων που η ΕΑΠ ετησίως συγκαλεί και είναι ο καταλληλότερος χώρος για έκφραση προτάσεων, παραπόνων, αντιρρήσεων
Η ΕΑΠ θα επανέλθει σχετικά με τον ορισμό της νέας ημερομηνίας για την συνάντηση σωματείων.